01
定義
本セクションでは、本ポリシーで使用する主要な用語の定義を示します。各用語の意味を理解した上で、収集・利用の内容をご確認ください。
『個人情報』とは、特定の個人を識別できる情報を指します。氏名、住所、連絡先、本人確認書類の情報や、その他個人を識別する要素を含みます。
『処理』とは、収集、記録、整理、保存、検索、利用、開示、削除など、個人情報に対する一切の操作を指します。
『ユーザー』とは、IeHoumuTopのサービスを利用する個人または法人の担当者を指します。相談者・契約当事者などを含みます。
『サービス』とは、住宅購入に関する法的支援、契約書レビュー、登記サポート、関連書類作成支援など、IeHoumuTopが提供する一連の業務を指します。
『クッキー』とは、ウェブサイトの利用履歴や設定を保存するためにブラウザに送信される小さなデータファイルを指します。セッション管理や利便性向上に使用します。
02
収集する情報の種類
IeHoumuTopは、サービス提供に必要な範囲で利用者情報を収集します。収集項目は事案に応じて異なり、目的外利用を行わないよう管理します。
03
ユーザーが提供する情報
利用者が当社に直接提供する情報は、主に相談開始時および契約締結時に取得します。以下は代表的な項目です。
- 氏名・フリガナ（契約当事者の特定のため）
- 連絡先情報（メールアドレス、電話番号）
- 物件情報（所在地、登記情報、登記簿謄本の写し等）
- 経営情報（住宅ローンに関する契約情報や経営機関名）
- 本人確認書類の写し（身分証明のために必要な場合）
- 相続関係資料や委任状などの法的根拠書類
04
自動的に収集される情報
ウェブサイト利用時には、サービス改善や不正防止のために一部情報を自動的に収集します。これらは個人を直接識別しない形で扱いますが、必要に応じて照合することがあります。
- IPアドレス（セキュリティおよびアクセス解析のため）
- ブラウザ・端末情報（表示最適化および技術的問題の解析）
- アクセス日時・閲覧履歴（サービス改善と不正検知のため）
- クッキーや類似の識別子（ユーザー体験向上のため）
- 位置情報の大まかな情報（同意がある場合に限る）
- 分析ツールによる利用統計（匿名化して集計）
05
第三者から取得する情報
依頼内容の性質により、第三者から情報を取得することがあります。取得は目的を明確にした上で必要最小限にとどめます。
- 仲介業者や不動産業者が保有する物件情報
- 経営機関から提供される与信情報（同意がある場合）
- 法務局・登記所など公的機関からの登記情報
06
利用目的
収集した情報は、以下の目的の範囲内で利用します。各項目は事例に基づく実務的な用途に限定しています。
- 契約書の作成・レビューおよび契約履行のため
- 登記手続きや必要書類の準備のため
- ローンに関する相談・調整や経営機関との連絡のため
- 境界確認や現地調査に伴う関係者への連絡のため
- 紛争対応や交渉支援に必要な情報整理のため
- 法令遵守および税務上必要な情報の保管・提出のため
- サービス改善および内部研修・品質管理のため（匿名化して利用）
- 利用者の同意に基づくマーケティング情報の提供（同意時）
07
法的根拠
当社が個人情報を処理する際の法的根拠は、契約の履行、利用者の同意、法令に基づく義務の履行、及び正当なメリットの範囲内での処理などです。処理ごとに適切な根拠を明示します。
- 契約の履行（サービス提供に必要な情報処理）
- 利用者の明示的な同意（マーケティングや特定の第三者提供等）
- 法令に基づく場合（税務・登記関連の提出義務等）
- 当社の正当なメリット（セキュリティ維持や業務改善に必要な範囲）
08
クッキーおよび類似技術
当サイトではユーザー利便性向上や解析のためにクッキーを使用します。クッキーにより個人を直接識別する情報が当社に送られる場合には、適切な管理を行います。
使用するクッキーの種類には、必須クッキー（サイト機能の維持）、分析クッキー（アクセス解析）、機能性クッキー（表示設定の保持）、広告クッキー（同意がある場合の情報提供）が含まれます。
クッキーは機能別に分類され、必須、機能性、分析、広告の各カテゴリごとに目的と保存期間を明示します。利用者は設定で許可・拒否を選択できます（必須クッキーは一部機能に必要です）。
ブラウザの設定やクッキー管理ツールにより、クッキーの受け入れを管理できます。設定手順はブラウザのヘルプを参照してください。また、分析ツールのオプトアウト方法も案内しています。
クッキーポリシーの詳細を見る
09
第三者提供・共有について
当社は、サービス提供のために外部の委託先や関係機関と情報を共有する場合があります。共有は目的を限定し、必要な安全措置を講じた上で行います。
- 業務委託先（システム運用、書類作成サポート等）
- 経営機関（ローン手続きや照会に必要な範囲）
- 不動産仲介業者や登記に関連する専門家
- 公的機関（法令に基づく照会・提出が必要な場合）
- 分析サービス提供者（匿名化された利用統計の共有）
- 利用者の同意に基づく外部パートナーへの情報提供
10
国外へのデータ移転について
取り扱いにより国外のサービスプロバイダへデータを送信する場合があります。送信先の国や地域で適切な保護措置が取られているか確認の上、必要な契約書類や技術的対策を講じます。
国外移転時は、標準契約条項の締結や適切なセキュリティ対策（暗号化等）を用い、移転先における法令遵守状況を確認します。また、利用者の権利が保護されるよう必要な措置を実施します。
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データの保存期間
個人情報は、収集目的に応じて必要最小限の期間保持します。保持期間は法令や契約上の要請、業務上の必要性に基づき定めます。
アカウント情報は、利用者から削除要請があるか、サービス提供の必要がなくなった時点で当社の基準に従い適切に削除または匿名化します。ただし、法令により保存義務がある情報は一定期間保持します。
問い合わせや相談の記録は、紛争対応や業務改善のため一定期間保存することがあります。保存期間は事案の性質により異なり、不要になった段階で適切に廃棄します。
アクセスログや監査ログは、セキュリティ対策および不正検知の目的で一定期間保存されます。保存期間終了後は削除または匿名化して保管します。
データ削除の要求は、確認手続きを経て対応します。削除後も法令に基づく保存義務がある場合は例外的に保存することがあります。その場合、利用目的と保存期間を明示します。
12
安全管理措置
IeHoumuTopは技術的措置（暗号化、アクセス制御、ログ管理）と組織的措置（権限管理、従業員教育、委託先監督）を組み合わせて個人情報を保護します。外部からの脅威や内部の誤操作に対する防止策を定期的に見直します。
- データ暗号化および安全な通信（TLS等）の利用
- アクセス権限の細分化と多要素認証の導入（必要に応じて）
- 委託先の選定基準および定期的な監査・評価
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利用者の権利
利用者は当社が保有する自身の個人情報について、閲覧、訂正、削除、処理の制限、移転、異議申立て等の権利を有します。請求方法および対応手順を以下に示します。
- 閲覧請求：当社が保有する個人情報の開示を請求できます（法令により制限される場合あり）。
- 訂正・追加請求：誤った情報の訂正や不足情報の追加を求めることができます。
- 削除請求：要件を満たす場合、当社に対して個人情報の削除を求めることができます（法的義務により例外あり）。
- 処理制限の請求：特定の処理について制限を求めることができます（適用される場合）。
- データポータビリティ：構造化された機械可読な形式での提供を求めることができます（該当する場合）。
- 異議申立て：当社の正当なメリットに基づく処理に対して異議を申し立てることができます。
- データポータビリティの請求: 所有する個人データの一部を構造化された一般的に使用される機械可読な形式で受け取ることができます。実務ケースとして、購入履歴と連絡先情報のCSV出力を希望された事例の手順を示します。
- 処理制限の要求: 法的論点や活動上の保留がある場合、特定の処理に対して制限を求めることができます。例として、売買契約の交渉中に調査を一時停止したケースの対応フローを解説します。
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関連法令への対応
当社は個人情報保護の国際的な原則を尊重し、外国籍の居住者や国際活動においても透明性を確保することを目指しています。以下は、実際の相談事例を参照しながら適用される原則と当社の対応手順を示したものです。
GDPR相当の基準はEU居住者とのやり取りや国際活動に適用される可能性があります。具体的な適用可否はケースごとに異なるため、事案別の判定フローと過去の対応事例（購入前調査、第三者確認、データ移転手続き）を参照して解説します。
- 処理目的の特定と通知: 収集目的を明確にし、契約締結、法令遵守、サービス改善のために利用されます。事例：中古住宅活動での権利関係確認のための利用範囲を示した通知例。
- 最小限のデータ収集: 必要最小限の情報のみを収集します。ケースとして、ローン事前審査時に照会する最低限の項目と保存期間を挙げ、実務上の理由付けを明示します。
- 保存期間の制限: 法令や事案の性質に応じた保存期間を設定し、不要になったデータは安全に削除します。実例：契約不成立後の書類管理と削除手順のシナリオを紹介します。
- 第三者移転の透明性: 外部専門家（司法書士、登記機関など）へのデータ提供は必要最小限に留め、提供先と目的を明示します。事例：登記手続きのために連携した外部専門家リストと同意取得の流れ。
苦情対応プロセスは段階的に行います。まずは当社カスタマーサポートに事実確認を依頼し、必要に応じて独立した調査を実施します。過去のケースでは、登記情報の誤記に関する申立てを受け、48時間以内に一次回答を行い、その後専門家と協議して是正を行った事例があります。
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個人の権利行使の申請方法（例）
照会、訂正、削除、処理制限、データポータビリティ等の請求は書面または当社指定のフォームで受け付けます。実務ケースごとに必要書類と審査期間を明記したチェックリストを提供し、提出例と注意点を提示します。
[email protected]
受領後、原則として30日以内に一次対応を行います。複雑な事案や追加確認が必要な場合は最長で追加の60日を要することがあり、その場合は理由と予想期間を通知します。過去の実務では、権利行使の複雑度に応じた対応フローと連絡テンプレートを使用しています。
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マーケティングおよび連絡に関する方針
お客様への新しいサービス案内やセミナー情報は、明示的な同意に基づいて配信します。具体例として、不動産購入前のチェックリスト配布や「登記と税務」セミナーの案内を配信した事例を示し、配信頻度と内容の選択肢を分かりやすく提示します。
配信停止は各メールの配信停止リンクまたは当社サポートへの連絡で受付けます。実用ケースとして、配信停止を受け付けた際のDB更新手順と確認メールのテンプレートを示します。
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子どものデータ保護
18歳未満の個人情報の取扱いは慎重に行います。未成年に関する情報収集が必要な場合は保護者の同意を確認します。ケース: 家族名義の不動産手続きで未成年が関与するケースにおける同意取得フローを説明します。
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第三者リンクに関する注意
当サイトから第三者サイトへのリンクは便宜提供のためのものであり、リンク先のプライバシー慣行については当社が責任を負いません。事例として、司法書士紹介サイトやローン審査機関へのリンクを用いた際のユーザー案内文例を示します。
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プライバシーポリシーの変更
方針変更が発生した場合は、変更内容と適用開始日を当サイト上で告知します。実務上、重要変更時にはメールでの通知とFAQの更新を組み合わせ、具体的な影響例（既存案件への影響）を提示しています。
